Ngày nay việc tiếp thị qua email không còn là một điều mới mẻ, tuy nhiên để có thể viết một email tiếp thị thành công cũng cần có những nguyên tắc nhất định. Bằng kinh nghiệm thực tế tổng kết từ nhiều nguồn tác giả xin phép được bàn sâu hơn về chủ đề này.
Vấn đề 1
Người gửi, người nhận và tiêu đề thư
Khi bạn đại diện cơ quan và tổ chức hãy dùng email của cơ quan và tổ chức đó (các email được đăng ký hoặc quảng bá rộng rãi). Người nhận email nên dùng là chính email gửi đi không nên để một email cụ thể vì rất dễ gây hiểu lầm cho những người nhận mail (chính người nhận mail đã cung cấp địa chỉ email của họ). Khi gửi mail bạn nên Bcc cho những người nhận mail (người nhận mail không biết mail này đã gửi cho bao nhiêu người-và không thể lợi dụng hoặc sử dụng danh sách email của bạn không đúng mục đích-dù sao đi nữa danh sách email mà bạn có được cũng là một tài sản có giá trị).
Tiêu đề thư nên ngắn gọn rõ ràng, tóm tắt nội dung mà bạn sẽ viết (khách hàng sẽ đọc hay không đọc phụ thuộc rất nhiều vào cách đăt tiêu đề thư)
Vấn đề 2
Xưng hô và chào hỏi:
Giống như các email thông thường khác trước tiên
bạn phải chào hỏi và giới thiệu về bản thân (từ đâu bạn có địa chỉ email của khách hàng ví dụ khách hàng tham gia làm thành viên trên website của công ty bạn, do một người, một tổ chức giới thiệu) sở dĩ làm như vậy là tránh để khách hàng phải đoán
vì sao bạn có email của họ.
Vấn đề 3
Giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ mà bạn cung cấp, lý do bạn gửi email đến họ
Thật ngắn gọn về lý do gì khiến bạn viết email này (ra mắt sản phẩm mới, có chương trình khuyến mãi, cảnh báo hàng giả, hàng nhái...) tức là cung cấp cho khách hàng những thông tin hữu ích mà họ thực sự hoặc có thể quan tâm, địa chỉ, số điện thoại liên lạc khi cần, những ưu đãi mà khách hàng có được khi liên hệ với bạn
Vấn đề 4
Cảm ơn khách hàng
Cuối cùng dù muốn hay không, khách hàng đã lướt qua email của bạn vì vậy bạn phải cảm ơn khách hàng đã dành thời gian đọc email của bạn. Xin lỗi khách hàng nếu email này làm phiền họ (cảm giác nhận email spam quả là không thú vị chút nào). Hãy viết một đoạn code, hoặc một lời nhắn với nội dung "Hãy click vào đây hoặc reply lại tin nhắn này với cú pháp TC để từ chối nhận email". Khách hàng có quyền từ chối nhận email kiểu này nếu họ cảm thấy không hài lòng hoặc không hữu ích. Bạn ngay lập tức có thể biết được chiến dịch tiếp thị của mình thành công hay không?.
Việc viết email tiếp thị nếu hiệu quả sẽ mang lại những khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp, nếu kém chau chuốt hoặc sơ sài rất dễ mang lại những phản ứng tiêu cực từ phía khách hàng-không đạt được mục tiêu quảng bá.